Merkzettel: Wichtiges Zubehör für das Büro
Arbeiten Sie im Büro, so sind Sie oft ein echtes Multitalent. Viele Aufgaben müssen Sie bewältigen. Mit Briefen schreiben, Rechnungen tippen und Kaffee kochen ist Ihre Arbeit längst nicht getan. Zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Arbeit sind viele organisatorische Arbeiten zu erledigen. Sie müssen wichtige Termine festmachen, müssen Veranstaltungen organisieren, müssen nach einer Bestellung nachfragen oder Material bestellen. Da ist es nicht so einfach, einen kühlen Kopf zu behalten.
So erleichtern Sie sich die Arbeit
Ein wichtiges Instrument für Ihre tägliche Arbeit sind Merkzettel. Stellt Ihr Chef Ihnen eine kurzfristig zu erledigende Aufgabe oder müssen Sie für einen Mitarbeiter einen Fahrplan heraussuchen, so müssen Sie diese Aufgaben auf Merkzetteln niederschreiben. Benutzen Sie selbstklebende Merkzettel, so können Sie Ihre Zettel dort hinkleben, wo Sie sie immer sehen: auf die Schreibtischunterlage, auf den Telefonhalter oder an den Bildschirm Ihres PCs. Haben Sie eine Aufgabe erledigt, so können Sie den Merkzettel getrost vernichten. Sind Aufgaben über einen längerfristigen Zeitraum zu erledigen, da Sie beispielsweise Farbbänder für Drucker bestellen müssen, so bewahren Sie die Merkzettel am besten in einer Prospekthülle auf. Dort können Sie das Bestelldatum auf den Merkzettel schreiben und die Bestellung verfolgen.
Immer genügend Material vorrätig
Für den reibungslosen Ablauf im Büro sind Sie verantwortlich. Als gute Hausfrau kennen Sie sich sicher mit der Vorratshaltung aus. Diese Erfahrungen sollten Sie in Ihrem Büro ebenfalls anwenden. Lassen Sie es niemals soweit kommen, dass Ihnen Material ausgeht und Sie keinen Vorrat haben, auf den Sie zurückgreifen können. Machen Sie sich rechtzeitig Notizen auf Ihren Merkzetteln, wenn Sie nicht mehr genügend Druckerpapier, Haftnotizen, Druckertinte usw. haben. Haben Sie mehrere Merkzettel gesammelt, so wird es Zeit, dass Sie bestellen, damit Ihr Büromaterial rechtzeitig eintrifft.
Ebenfalls sinnvoll ist eine Excel-Liste, in der Sie alles eintragen, was Sie demnächst bestellen müssen. Die Excel-Liste ist Ihr virtueller Notizblock. Sie kann beliebig ergänzt werden. Haben Sie genügend Material in Ihrer Excel-Liste erfasst, starten Sie die Bestellung. Die Excel-Liste sollten Sie als Organisationsmittel nicht unterschätzen. Aufgaben, die Sie in der nächsten Zeit zu erledigen haben, können Sie dort nach Datum erfassen. So haben Sie immer den Überblick, was Sie noch tun müssen.
Bild: panthermedia.net Arne Trautmann
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